Sicher drucken – auch im Homeoffice

Ein vertraulicher Vertrag liegt unbeaufsichtigt im Ausgabefach. Sensible Personaldaten werden aus Versehen am falschen Drucker ausgedruckt. Solche Situationen kommen häufiger vor, als viele Unternehmen vermuten, und sie können schnell zu Datenschutz- und Sicherheitsproblemen führen. 

Obwohl die IT-Sicherheit heute in nahezu jedem Unternehmen einen hohen Stellenwert hat, wird ein Bereich oft unterschätzt: das Drucken. Gerade in hybriden Arbeitsmodellen, in denen Mitarbeitende flexibel zwischen Büro, Homeoffice und verschiedenen Standorten wechseln, sind sichere Druckprozesse wichtiger denn je. 

Warum sicheres Drucken wichtig ist: 

Ungesicherte Druckumgebungen bergen zahlreiche Risiken: 

• Vertrauliche Dokumente bleiben unbeaufsichtigt im Ausgabefach liegen. 

• Druckaufträge können von Unbefugten eingesehen oder mitgenommen werden. 

• Fehlende Kontrolle über Nutzer und Geräte erhöht das Risiko von Datenverlust und Datenschutzverletzungen. 

• Dezentrale Arbeitsmodelle erschweren die Übersicht über Druckaktivitäten zusätzlich. 

Moderne Sicherheitsfunktionen im Überblick  

Mit intelligenten Druckmanagement-Lösungen lassen sich diese Risiken gezielt minimieren. Moderne Technologien bieten heute umfassende Sicherheitsfunktionen für Unternehmen jeder Grösse. 

Sichere Benutzeranmeldung 

Die Benutzer authentifizieren sich direkt am Gerät per Badge, PIN-Code oder Mobile App. Erst nach erfolgreicher Anmeldung haben sie Zugriff auf ihre Druckaufträge und Funktionen. 

Pull-Printing 

Druckaufträge werden nicht sofort ausgegeben, sondern bleiben sicher gespeichert, bis der Benutzer sich am gewünschten Gerät anmeldet. Dadurch gelangen vertrauliche Dokumente nur in die Hände der berechtigten Person. 

Individuelle Zugriffskontrolle 

Unternehmen haben die Möglichkeit, Druck-, Scan- und Kopierfunktionen gezielt einzelnen Benutzern oder Abteilungen zuzuweisen. So lassen sich Sicherheitsrichtlinien konsequent umsetzen und sensible Bereiche zusätzlich absichern. 

Zentrale Verwaltung 

Lösungen wie die Xerox Workplace Cloud ermöglichen eine zentrale Verwaltung von Benutzern, Geräten und Druckaufträgen. Dabei ist es unerheblich, ob Mitarbeitende im Büro, im Homeoffice oder an mehreren Standorten arbeiten. 

Vorteile für Unternehmen: 

• Schutz sensibler Unternehmens- und Kundendaten.

• Höhere Transparenz und Kontrolle über Druckprozesse. 

• Reduzierung von Fehldrucken und unnötigen Kosten. 

• Unterstützung von Compliance- und Datenschutzanforderungen. 

• Mehr Sicherheit in hybriden Arbeitsumgebungen.