Scannen statt ablegen: So wird Papier zum digitalen Workflow

Ein Papierdokument wird eingescannt, als Datei auf dem Desktop gespeichert, umbenannt und anschliessend manuell in den richtigen Ordner verschoben. In vielen Unternehmen gehört dieser Ablauf noch immer zum Alltag. 

Dabei kann Scannen heute wesentlich mehr. Moderne Multifunktionssysteme machen aus einem Papierdokument den Ausgangspunkt eines digitalen Prozesses. Dokumente werden erfasst, weitergeleitet und strukturiert abgelegt, ohne dass unnötige manuelle Zwischenschritte erforderlich sind.

Der Scanner ist somit nicht das Ende des Papierdokuments, sondern der Start des digitalen Prozesses.  

Vom Papier direkt in den digitalen Prozess 

Der erste Schritt findet direkt am Multifunktionsgerät statt. Rechnungen, Verträge, Lieferscheine oder andere Geschäftsunterlagen werden eingescannt und stehen unmittelbar digital zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung. 

Anstatt die entstandene Datei anschliessend manuell zu bearbeiten und abzulegen, kann bereits beim Scanvorgang festgelegt werden, wohin das Dokument gehört und wie es weiterverarbeitet werden soll. 

So wird aus einem einfachen Scan ein strukturierter Workflow. 

Automatische Weiterleitung statt manueller Ablage 

Moderne Scan-Workflows können wiederkehrende Arbeitsschritte deutlich vereinfachen. 

Je nach eingesetzter Lösung können Dokumente beispielsweise: 

• automatisch an definierte Ordner weitergeleitet werden 

• direkt an bestimmte Personen oder Abteilungen gesendet werden 

• in Dokumentenmanagement-Systemen abgelegt werden 

• an bestehende Geschäftsprozesse übergeben werden 

• direkt in Cloud-Speicher übertragen werden 

Mitarbeitende müssen Dokumente dadurch nicht mehrfach speichern, verschieben oder weiterleiten.

Automatische Weiterleitung statt manueller Ablage 

Cloudbasierte Arbeitsumgebungen spielen in Unternehmen eine immer grössere Rolle. Dementsprechend wichtig ist es, auch Papierdokumente unkompliziert in diese Prozesse zu integrieren. 

Mithilfe von Scan-to-Cloud-Funktionen können Dokumente direkt vom Multifunktionsgerät in eine vorgesehene digitale Umgebung übertragen werden. 

Das erleichtert den standortunabhängigen Zugriff und sorgt dafür, dass Informationen schneller für die weitere Bearbeitung zur Verfügung stehen. 

Bestehende Geschäftsprozesse intelligent verbinden   

Der grösste Mehrwert entsteht, wenn der Scan nicht als einzelner Vorgang, sondern als Teil eines gesamten Geschäftsprozesses betrachtet wird. 

Ein eingehendes Dokument kann beispielsweise erfasst, digital abgelegt und anschliessend für die weitere Bearbeitung oder Freigabe bereitgestellt werden. 

So lassen sich physische und digitale Prozesse miteinander verbinden, ohne dass Mitarbeitende Informationen immer wieder manuell von einem System in ein anderes übertragen müssen. 

Weniger Medienbrüche, mehr Effizienz. 

Jeder manuelle Zwischenschritt kostet Zeit und birgt das Risiko von Fehlern. So können Dateien beispielsweise falsch benannt, im falschen Ordner gespeichert oder versehentlich nicht weitergeleitet werden. 

Automatisierte Scan-Workflows helfen dabei, diese Medienbrüche zu reduzieren und wiederkehrende Prozesse zu standardisieren. 

Unternehmen profitieren dadurch von: 

• weniger manuellen Arbeitsschritten 

• schneller verfügbaren Dokumenten 

• strukturierter digitaler Ablage 

• bessere Nachvollziehbarkeit 

• effizienteren Dokumentenprozessen 

• weniger Fehlerquellen im Arbeitsalltag 

Das Multifunktionsgerät wird zur digitalen Schnittstelle  

Moderne Multifunktionssysteme können viel mehr als nur drucken und kopieren. Richtig eingesetzt, werden sie zur Schnittstelle zwischen Papier- und digitaler Arbeitswelt. 

Gerade für Unternehmen, in denen weiterhin Papierdokumente eingehen oder benötigt werden, bietet sich damit ein grosses Digitalisierungspotenzial, ohne dass bestehende Prozesse von heute auf morgen vollständig ersetzt werden müssen.